Datenschutz-Information der UDC GmbH

Seit 25. Mai 2018 gelten europaweit die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden: DSGVO). Nachfolgend möchten wir Sie über die durch die UDC GmbH, Gesellschaft für Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit sowie Compliance, Tiergartenstraße 40 01219 Dresden (im folgenden: „UDC GmbH“) durchgeführte Verarbeitung personenbezogener Daten nach Maßgabe dieser neuen Verordnung (vergleiche Artikel 13 DSGVO) informieren. Bitte lesen Sie sich unsere Datenschutz-Information sorgfältig durch. Sollten Sie Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutz-Information haben, können Sie diese jederzeit an die unter Ziffer 2 angegebene Email-Adresse richten.

1. Überblick

Die folgenden Datenschutzhinweise informieren Sie über Art und Umfang der Verarbeitung sogenannter personenbezogener Daten durch die UDC GmbH. Personenbezogene Daten sind Informationen, die Ihrer Person direkt oder mittelbar zuzuordnen sind bzw. zugeordnet werden können.
Die Datenverarbeitung durch die UDC GmbH kann im Wesentlichen in zwei Kategorien unterteilt werden:

Zum Zwecke der Vertragsabwicklung werden alle für die Durchführung eines Vertrages mit der UDC GmbH erforderlichen Daten verarbeitet. Sind auch externe Dienstleister in die Abwicklung des Vertrages eingebunden, werden Ihre Daten in dem jeweils erforderlichen Umfang an diese weitergegeben.

Mit Aufruf der Website/Applikation der UDC GmbH werden verschiedene Informationen zwischen Ihrem Endgerät und unserem Server ausgetauscht. Hierbei kann es sich auch um personenbezogene Daten handeln. Die so erhobenen Informationen werden u.a. dazu genutzt, unsere Website zu optimieren.

Den Vorgaben der DSGVO entsprechend haben Sie unterschiedliche Rechte, die Sie uns gegenüber geltend machen können. Hierzu zählt u.a. das Recht, Widerspruch gegen ausgewählte Datenverarbeitungen, insbesondere Datenverarbeitungen zu Werbezwecken, einlegen zu können. Die Möglichkeit zum Widerspruch ist drucktechnisch hervorgehoben.
Sollten Sie Fragen zu unseren Datenschutzhinweisen haben, können Sie sich jederzeit gern an uns wenden. Die Kontaktdaten finden Sie nachfolgend.

2. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutz-Information gilt für die Datenverarbeitung durch die die UDC GmbH, Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit sowie Compliance, Tiergartenstraße 40, 01219 Dresden, vertreten durch die Geschäftsführer Tom Hillig sowie Dirk Schulz („Verantwortlicher“).
Sie erreichen uns daneben wie folgt:

Tel.: 0351-652 18 715
Mail: datenschutzbeauftragter@udc-dc.de

3. Zwecke der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen und berechtigte Interessen, die von der UDC GmbH oder einem Dritten verfolgt werden

3.1. Aufrufen unserer Website/Applikation

Beim Aufrufen unserer Website/Applikation werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website/Applikation gesendet und temporär in einem sogenannten Log-File gespeichert. Hierauf haben wir keinen Einfluss. Folgende Informationen werden dabei auch ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

• die IP-Adresse des anfragenden internetfähigen Gerätes,
• das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs,

• der Name und die URL der abgerufenen Datei,

• die Website/Applikation, von der aus der Zugriff erfolgte (Referrer-URL),

• der von Ihnen verwendete Browser und ggfs. das Betriebssystem Ihres internetfähigen Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der IP-Adresse ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus den nachfolgend aufgelisteten Zwecken der Datenerhebung. An dieser Stelle noch der Hinweis, dass uns aus den erhobenen Daten keine unmittelbaren Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich sind und durch uns auch nicht gezogen werden.
Die IP-Adresse Ihres Endgerätes sowie die weiteren oben aufgelisteten Daten werden durch uns für folgende Zwecke genutzt:

• Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus,
• Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website/Applikation,
• Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität.

Die Daten werden für einen Zeitraum von 14 Tagen gespeichert und danach automatisch gelöscht.

3.2. Abschluss, Durchführung oder Beendigung eines Vertrages

3.2.1. Datenverarbeitung bei Vertragsabschluss

Tätigkeitsgegenstand der UDC GmbH ist die Beratung von Unternehmen bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung zu unternehmerischen Entscheidungen sowie alle damit zusammenhängenden Geschäfte und darüber hinaus die Ausübung der Funktionen als externer Datenschutzbeauftragter und Complianceofficer sowie alle damit zusammenhängenden Tätigkeiten.
In diesem Zusammenhang verarbeiten wir die für den Abschluss, die Durchführung oder die Beendigung eines Vertrages mit Ihnen erforderlichen Daten. Hierzu zählen:

• Firmenstammdaten
• Vorname, Nachname der Ansprechpartner bzw. der vertretungsberechtigten Personen
• Rechnungs- und Lieferanschrift
• E-Mail-Adresse
• Rechnungs- und Bezahldaten
• ggf. Telefonnummer

Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO, d.h. Sie stellen und die Daten auf Grundlage des Vertragsverhältnisses zwischen Ihnen und uns zur Verfügung. Soweit wir Ihre Kontaktdaten nicht für werbliche Zwecke nutzen (siehe unten 3.3.) speichern wir die für die Vertragsabwicklung erhobenen Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen bzw. möglicher vertraglicher Gewährleistungs- und Garantierechte. Nach Ablauf dieser Frist bewahren wir die nach Handels- und Steuerrecht erforderlichen Informationen des Vertragsverhältnisses für die gesetzlich bestimmten Zeiträume auf. Für diesen Zeitraum (regelmäßig mindestens zehn Jahre ab Vertragsschluss) werden die Daten allein für den Fall einer Überprüfung durch die Finanzverwaltung erneut verarbeitet.
Zur Abwicklung des Vertrages sind des Weiteren folgende Datenverarbeitungen erforderlich:
Für den Fall einer Zahlungsverzögerung übermitteln wir bei Vorliegen der sonstigen gesetzlichen Voraussetzungen die erforderlichen Daten an ein mit der Geltendmachung der Forderung beauftragtes Unternehmen. Rechtsgrundlagen hierfür sind sowohl Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) als auch Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO. Die Geltendmachung einer vertraglichen Forderung ist als ein berechtigtes Interesse im Sinne der zweitgenannten Vorschrift anzusehen.

3.3. Datenverarbeitung zu Werbezwecken

Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu Werbezwecken. Die DSGVO erklärt eine solche Datenverarbeitung auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) als grundsätzlich denkbar und als ein berechtigtes Interesse. Die Dauer der Datenspeicherung zu Werbezwecken folgt keinen starren Grundsätzen und orientiert sich an der Frage, ob die Speicherung für die werbliche Ansprache erforderlich ist. Bei der UDC GmbH verfolgen wir daneben den Grundsatz, Daten zur werblichen Nutzung grundsätzlich nach spätestens 6 Monaten zu löschen. Wie im Falle Ihres Widerspruchs verfahren wird, entnehmen Sie bitte Ziff. 3.3.2.

3.3.1. Werbezwecke der UDC GmbH

Soweit Sie mit uns einen Vertrag abgeschlossen haben, führen wir Sie als Bestandskunden. In diesem Fall verarbeiten wir Ihre postalischen Kontaktdaten außerhalb des Vorliegens einer konkreten Einwilligung, um Ihnen auf diesem Wege Informationen über neue Produkte und Dienstleistungen zukommen zu lassen.
Ihre Email-Adresse verarbeiten wir, um Ihnen außerhalb des Vorliegens einer konkreten Einwilligung Informationen für eigene, ähnliche Dienstleistungen zukommen zu lassen.

3.3.2. Widerspruchsrecht

Gegen die Datenverarbeitung zu vorgenannten Zwecken können Sie jederzeit kostenfrei, für den jeweiligen Kommunikationskanal gesondert und mit Wirkung für die Zukunft Widerspruch einlegen. Hierfür genügt eine E-Mail oder ein postalisches Schreiben an die unter 2. genannten Kontaktdaten.

Soweit Sie Widerspruch einlegen, wird die betroffene Kontaktadresse für die weitere werbliche Datenverarbeitung gesperrt. Wir weisen darauf hin, dass es in Ausnahmefällen auch noch nach Eingang Ihres Widerspruchs vorübergehend noch zu einem Versand von Werbematerial kommen kann. Dies ist technisch durch die nötige Vorlaufzeit von Werbeanzeigen bedingt und bedeutet nicht, dass wir Ihren Widerspruch nicht umsetzen. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

3.4. Onlineauftritt und Webseitenoptimierung

3.4.1. Cookies – Allgemeine Hinweise

Wir setzen auf unserer Website sogenannte Cookies ein. Sofern es sich bei diesen Cookies um personenbezogene Daten handelt, erfolgt der Einsatz auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser Interesse, unsere Webseite zu optimieren, ist dabei als berechtigt im Sinne der vorgenannten Vorschrift anzusehen. Bei Cookies handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware. In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten. Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Website bereits besucht haben oder Sie sich bereits in Ihrem Kundenkonto angemeldet haben. Diese werden nach Verlassen unserer Seite automatisch gelöscht. Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zum Zweck der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Besuchen Sie unsere Seite erneut, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen, wird automatisch erkannt, dass Sie bereits bei uns waren und welche Eingaben und Einstellungen sie getätigt haben, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen.
Zum anderen setzen wir Cookies ein, um die Nutzung unserer Website statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten sowie um speziell auf Sie zugeschnittene Informationen einzublenden. Diese Cookies ermöglichen es uns, bei einem erneuten Besuch unserer Seite automatisch zu erkennen, dass Sie bereits bei uns waren. Diese Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neues Cookie angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können. Die Speicherdauer der Cookies ist abhängig von ihrem Verwendungszweck und nicht für alle gleich.

3.4.2. Google Web Fonts

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser die benötigten Web Fonts in ihren Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen.
Zu diesem Zweck muss der von Ihnen verwendete Browser Verbindung zu den Servern von Google aufnehmen. Hierdurch erlangt Google Kenntnis darüber, dass über Ihre IP-Adresse unsere Website aufgerufen wurde. Die Nutzung von Google Web Fonts erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.
Wenn Ihr Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift von Ihrem Computer genutzt.
Weitere Informationen zu Google Web Fonts finden Sie unter https://developers.google.com/fonts/faq und in der Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.com/policies/privacy/.

4. Empfänger außerhalb der EU

Mit Ausnahme der unter 3.4. dargestellten Verarbeitungen geben wir Ihre Daten nicht an Empfänger mit Sitz außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraumes weiter. Die unter 3.4.2. genannten Verarbeitungen bewirken eine Datenübermittlung an diese Server, die sich in den USA befinden. Die Datenübermittlung erfolgt nach den Grundsätzen des sogenannten Privacy-Shield sowie ggf. auf Grundlage sogenannter Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

5. Ihre Rechte

5.1. Überblick

Neben dem Recht auf Widerruf Ihrer uns gegenüber erteilten Einwilligungen stehen Ihnen bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen die folgenden weiteren Rechte zu:

Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten persönlichen Daten gem. Art. 15 DSGVO; insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden.

Recht auf Berichtigung unrichtiger oder auf Vervollständigung richtiger Daten gem. Art. 16 DSGVO.

Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten gem. Art. 17 DSGVO soweit keine gesetzlichen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen oder andere gesetzliche Pflichten bzw. Rechte zur weiteren Speicherung einzuhalten sind.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten gem. Art. 18 DSGVO, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen; der Verantwortliche die Daten nicht mehr benötigt, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

Recht auf Datenübertragbarkeit gem. Art. 20 DSGVO, d.h. das Recht, ausgewählte bei uns über Sie gespeicherte Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format übertragen zu bekommen, oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

5.2. Widerspruchsrecht

Unter den Voraussetzungen des Art. 21 Abs. 1 DSGVO kann der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, widersprochen werden.

Das vorstehende allgemeine Widerspruchsrecht gilt für alle in dieser Datenschutz-Information beschriebenen Verarbeitungszwecke, die auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO verarbeitet werden. Anders als bei dem auf die Datenverarbeitung zu werblichen Zwecken gerichteten speziellen Widerspruchsrecht (vergleiche oben, Ziff. 3.3.2.), sind wir nach der DSGVO zur Umsetzung eines solchen allgemeinen Widerspruchs nur verpflichtet, wenn Sie uns hierfür Gründe von übergeordneter Bedeutung nennen (z.B. eine mögliche Gefahr für Leben oder Gesundheit). Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, sich an die für die UDC GmbH zuständige Aufsichtsbehörde, den Sächsischen Datenschutzbeauftragten, Anschrift: Bernhard-von-Lindenau-Platz 1, 01067 Dresden, Postfach: 12 09 05, 01008 Dresden, E-Mail: saechsdsb@slt.sachsen.de, zu wenden.

6. Datensicherheit

Alle von Ihnen persönlich übermittelten Daten werden mit dem allgemein üblichen und sicheren Standard SSL (Secure Socket Layer) übertragen. SSL ist ein sicherer und erprobter Standard, der z.B. auch beim Onlinebanking Verwendung findet. Sie erkennen eine sichere SSL-Verbindung unter anderem an dem angehängten s am http (also https://...) in der Adressleiste Ihres Browsers oder am Schloss-Symbol im unteren Bereich Ihres Browsers.
Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre bei uns gespeicherten persönlichen Daten gegen Manipulation, teilweisen oder vollständigen Verlust und gegen unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

7. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand August 2018.
Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter
https://www.udc-datenschutz-compliance.de/Datenschutz.pdf
von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.